Все по полочкам: наводим порядок перед автоматизацией

Часть первая. Сформируйте единственный источник первичной информации

В идеальном мире в каждой компании есть единственный источник данных, на котором строится весь управленческий учет и аналитика. Информационных разрывов не возникает, благодаря чему руководитель всегда имеет возможность принимать верные управленческие решения. На практике, конечно, бывает по-разному. Часто в компаниях, куда еще не добралась полная и синхронная автоматизация, в отделах и департаментах установлены различные информационные системы. Эти системы не интегрированы и не обмениваются данными. Все это негативно влияет на качество и скорость принятия управленческих решений. Справиться с проблемой несвязанных источников данных возможно. Как это сделать, советуют эксперты Invento Labs. 

Когда возникает проблема

Наличие несвязанных источников данных – это естественный этап, который проходят многие компании, переходя из разряда малого бизнеса в средний. Как правило, у таких предприятий уже отстроены и автоматизированы один-два бизнес-процесса. Руководитель хочет развивать компанию и идти дальше. Один из закономерных шагов – автоматизация. 

Когда IT-команда погружается в задачу, выясняется, что в компании есть несколько систем, которые оцифровывают данные. Эти системы между собой не синхронизированы, и данные не связаны между собой. В такой ситуации можно вручную выставлять метрики. Этими задачами занимается несколько человек из разных отделов, и не все данные, которыми они оперируют, корректны. Скорее всего, результат их отчетностей будет отличаться. Эти показатели поднимаются в компании на уровень выше, что влияет на качество принимаемых управленческих решений. 

– Проблема решается просто – нужно объединить все первичные данные в одном хранилище, чтобы в компании понимали, где единственный источник правды. В целом наличие несвязанных источников данных – это нормально. Также является нормальной ситуация, когда в имеющихся источниках отсутствуют какие-либо данные. Для компании это не повод отказываться от контроля по определенным метрикам. Это повод задуматься, как доставить в систему данные: это может быть ручное введение, частично или полностью автоматизированное. Например, если система управленческого учета или система автоматизации какого-либо процесса не предполагает введение плановых показателей, то они должны храниться в другой системе, которую можно связать с основной.  Автоматизировать возможно все. Результат зависит от зрелости инфраструктуры и от готовности бизнеса вкладывать в это ресурсы,  – говорит Евгений Шишков,  заместитель директора по продажам.   

На что влияют несвязанные источники данных?

• Скорость формирования отчетностей, метрик и аналитики. Первичные данные используются в математической модели бизнеса, которая показывает, как развивалась компания в прошлом, как это согласуется с планами на будущее. Отчетность и аналитика могут подсказать,  как действовать, чтобы достичь целей бизнеса. Если источники не связаны, это влияет на время предоставления отчетностей и аналитики, а значит,и на скорость принятия управленческих решений. Для бизнеса важно быстро реагировать на внешние обстоятельства. Если аналитика и отчетность готовятся дольше, чем могли бы, это затягивает время принятия решений руководителем компании.
• Качество управленческих решений. Логика здесь также прозрачна: недостаточная, неполная или некорректная информация может привести к некачественным решениям.
• Стоимость формирования отчетности и аналитики. Если процесс сбора, обработки и хранения информации из несвязанных источников не автоматизирован, а отчетность делать необходимо, то бизнес не обойдется без ручного труда сотрудников компании. Подобное нерациональное использование квалифицированных специалистов приводит как к прямым затратам, так и к появлению упущенной выгоды.

Формируем единственный источник данных

Объединить несколько источников в единое хранилище исторических данных, чтобы в последующем пользоваться им, несложно. Для этого достаточно стандартных технических инструментов. Однако трудности возникают на этапе коммуникаций.

– Включается человеческий фактор, поэтому мы иногда встречаем сопротивление со стороны сотрудников. Ведь команда разработчиков копает вглубь: мы видим, как настроены или не настроены процессы в компании, каких данных не хватает. Порой мы показываем реальную картину, где в бизнесе узкие места. Есть обстоятельства, которые могут тормозить процесс внедрения автоматизации на этапе работы с источниками данных. Первое – внутри не проведена разъяснительная работа о важности автоматизации. Сотрудникам не объяснили, зачем синхронизировать данные, поэтому они не хотят вскрывать информацию и не видят надобности во взаимодействии отделов. Второе – в компании нет лидера, который ставит задачи и разъясняет, почему необходимо взаимодействовать с разработчиками. Если понимания у сотрудников нет, включается сопротивление, и процесс очень сильно тормозится. Это наше время и деньги бизнеса,  – говорит Дарья Касперова, заместитель директора по проектному управлению.

Чтобы быстро и эффективно сформировать единственный источник данных, Дарья советует сделать три простых шага внутри компании. 

1. Сформировать общее понимание, зачем нужна автоматизация. Необходимо, чтобы со стороны бизнеса было желание, стремление и понимание важности этого процесса. Разработчики помогут с экспертизой, но со всеми данными работает бизнес. Движение со стороны компании – это предоставление информации, постановка четких целей и задач. На основании этого IT-разработчик подскажет, как выстроить иерархию взаимодействия между подразделениями, как построить коммуникации со сторонними подрядчиками. Если компания большая, на организацию взаимоотношений между отделами тратится на самом деле много времени.
2. Настроить всех сотрудников на взаимодействие с IT-работчиком. Внутри компании также необходимо провести работу: собрать руководителей подразделений, объяснить, что бизнес масштабируется, задать новую стратегию, вовлечь всех в процесс. Задача лидера – подготовить всех к изменениям. Коллектив должен понимать, что придут специалисты, которые будут задавать вопросы, иногда неудобные. Внутренняя подготовка намного упростит процесс внедрения автоматизации и сократит временные и денежные затраты компании.
3. Определить измеримые цели. До прихода IT-команды необходимо разобраться, что на данный момент есть в компании, как выстроены процессы, сколько времени они занимают. Затем сформировать свое видение того, что должно получиться после внедрения автоматизации. Например, сейчас свой еженедельный отчет финансовый директор делает полтора часа, значит, в течение месяца на это он тратит не менее шести часов. Измеримой целью будет являться сокращение временных затрат финансового директора до нуля часов с помощью автоматизации процесса формирования еженедельной отчетности. 

Резюмируем

Наличие несвязанных источников данных – это нормально, и это можно исправить. Сама проблема влияет на качество, скорость, контролируемость и стоимость управленческих решений. Прежде чем пытаться что-то автоматизировать, проведите внутри компании первичный анализ. После этого можно оптимизировать работу на уровне процессов и только потом приступать к автоматизации. Сформировать единственный источник данных можно путем интеграции систем. Она будет собирать данные в одном месте, а потом выдавать отчетность и аналитику в необходимом виде.