Как автоматизация помогает вести учет в компании

Сегодня встретить компанию, которая не ведет управленческий учет или хотя бы не пытается это делать, уже достаточно трудно. Принимать стратегические решения, видеть возможности роста и места, где эффективность бизнеса проседает, помогает управленческий учет. Правда, организован он во всех компаниях по-разному. Молодой бизнес осваивает Excel, компании постарше работают с другими информационными системами. Сложность возникает тогда, когда эти системы есть, но они не связаны между собой и не показывают полную картину того, что происходит в бизнесе в режиме реального времени. Все это влияет на принятие решений собственниками и топ-менеджерами. Эксперты Invento Labs Дарья Касперова и Евгений Шишков объясняют, как автоматизация поможет улучшить ведение управленческого учета в компании. 

О важном. Зачем нужен управленческий учет и аналитика

Бизнес во многих сферах развивается динамично, собственникам, топ-менеджерам и даже менеджерам среднего звена нужна качественная и актуальная информация, чтобы принимать решения, которые нужны сегодня, а не вчера. Живыми цифрами оперирует управленческий учет, который показывает, что происходит в компании с точки зрения менеджмента. Управленческий учет описывает текущую ситуацию, позволяет отслеживать изменения. Он основывается на правилах, которые установили для своей компании собственник и топ-менеджеры, чтобы оценивать положение дел и принимать решения. 

– Есть руководители, которые могут принимать решения интуитивно, чувствуя ситуацию буквально на кончиках пальцев. Таких немного, но даже им необходима достоверная аналитика. В  любом бизнесе должна быть выстроена математическая модель, она показывает, что происходит, когда меняется один из параметров. Автоматизация процессов ускорит обработку данных, сократит время на получение ценной информации и принятие управленческих решений, – говорит Евгений Шишков, заместитель директора по продажам.

Эволюция автоматизации управленческого учета

В любой компании автоматизация учета может проходить свои стадии эволюции: от полного отсутствия, до создания единой системы.  Как это происходит: 

1. Первый этап – автоматизация первичных процессов и оцифровка первичных данных. Для собственника важно иметь основные финансовые отчеты, которые отвечают на главный вопрос: «Где деньги», и показывают, сколько компания заработала. На этом этапе со всем справляется Excel.
2. Второй этап. Приходит понимание того, что финансы  – это верхушка айсберга, за который скрывается работа отдела закупок, продаж, кадров, маркетинга. Чтобы владеть полной картиной, необходимо все оцифровать: оформление заказов, работу с потенциальными клиентами, ведение их по воронке продаж, собеседования HR-специалистов с кандидатами. Эти данные могут быть собраны в любом виде и оцифрованы в различных системах – системы бухгалтерского учета, адаптированных под управленческий учет, CRM, Excel и других информационных системах.
3. Третий этап – компания растет, отделы разрастаются, задачи дифференцируются и становятся более сложными. В каждом направлении работы появляется необходимость в автоматизации. Чаще всего на этом этапе разные подразделения сами подбирают под свои потребности систему автоматизации и могут даже не поставить в известность отделы, с которыми взаимодействуют. Если в компании нет единой стратегии по автоматизации управленческого учета, мы получаем информацию, не сходящуюся в показателях, плохо измеряемую и неконтролируемую.
4. Четвертый этап –  история крупного бизнеса, который имеет достаточно сложную структуру управленческого учета и неоднородный IT-ландшафт. Руководители понимают, что не хватает системы, которая могла бы все это объединить. Они оказываются перед выбором: либо синхронизировать то, что есть, либо создавать систему с нуля.   

Если нет единой системы, появляются трудности

Если в компании много информации, но нет единой системы, могут возникнуть следующие трудности:  

• Самая серьезная – манипулирование информацией. Отсутствие прозрачности чревато тем, что сотрудники  могут использовать выгодную для себя информацию, утаивать невыгодную и скрывать негативные последствия своей деятельности.
• Оперирование непоказательными параметрами. Одна и та же информация, взятая из разных источников, может не совпадать. Это влечет за собой искажение и дублирование данных и создает сложности во взаимодействии между отделами.  
• Непредвиденные ситуации из-за информационного разрыва. Простой пример: менеджер заглянул в систему складского учета и сообщил клиенту, что на складе есть готовая продукция и ее можно отгружать. Другой менеджер уже забронировал этот товар и информацию об этом занес в свою систему. Товар достанется тому, кто отгрузит первым.

– Наличие нескольких систем, не связанных между собой, приводит к тому, что взаимосвязь рождается на уровне человеческих коммуникаций. Здесь всегда возникает большой риск непредвиденных ситуаций: потеря информации, ее несоответствие, отсутствие контроля над данными. Происходит информационный разрыв, когда не налажены каналы коммуникации, бизнес-процессы. Собственникам может показаться, что решать эти проблемы долго и дорого, но в перспективе можно потерять гораздо больше, – комментирует Дарья Касперова, заместитель директора по развитию бизнеса.  

Как решить проблемы

Выхода два: внедрить абсолютно новую систему либо настроить взаимодействие между существующими. Первый вариант обойдется компании дороже, но рассчитан на долгую дистанцию. Второе решение может оказаться действенным только на время, но обойдется дешевле. Сейчас все программы пригодны для интеграции, поэтому проблем не должно возникнуть. Можно надстроить единое хранилище данных, которое будет для себя выбирать необходимые цифры и с ними работать. В итоге получается непрерывный процесс благодаря единому источнику информации.  

– Иногда приходится сталкиваться с иллюзией, что достаточно автоматизировать какие-то определенные процессы, чтобы наладить всю систему. Первоочередными считаются задачи склада, продаж, но для корректного управленческого учета нужно обладать всеми данными о компании. Ориентироваться необходимо на цели и стратегию компании. Главное, чтобы на выходе все блоки были качественно связаны между собой, – комментирует Дарья Касперова.  

Время и стоимость 

Все зависит от сложности организации компании, ее отделов и процессов, которые надо автоматизировать. Если компания небольшая, можно справиться за несколько месяцев, проект для крупного бизнеса может растянуться на год и более. 

– Количество бизнес-процессов и пользователей, услуги, которые оказывает интегратор, дедлайны и потребности бизнеса – все это влияет на стоимость и сроки. Автоматизация одного блока под ключ, будь то система для продаж или закупок, в среднем занимает 3-4 месяца. Если мы автоматизируем сразу несколько модулей, суммарное время сокращается. Комплексный подход экономит время и деньги на фазе бизнес-анализа. Если компания у вас пока небольшая, обратите внимание на бесплатные решения, которые есть в открытом доступе. Они научат с самого начала оцифровывать все данные (что точно пригодится в дальнейшем!), и вы будете пользоваться информационными системами, логика и структура которых проверена не одним бизнесом, – советует Евгений Шишков.  

Главные мысли по теме:

• Чтобы принимать верные стратегические решения, планировать бюджет и работу компании, у руководителя перед глазами всегда должны быть точные и актуальные цифры.  
• В любой компании должна быть единая система поддержки принятия решений. 
• Создать единую систему поддержки принятия решений можно двумя путями. Первый – внедрить абсолютно новую систему. Второй – синхронизировать те, что уже существуют. 
• Возьмите себе за правило оцифровывать все данные, даже если вы на старте развития бизнеса. 
• Excel – это уже автоматизация. Вы также можете установить бесплатные программы, если они решают ваши задачи. 
• Сложная структура и неоднородность систем автоматизации могут стать причиной проблем внутри компании. Одна из основных – манипулирование информацией.