Если автоматизировать хаос, получится автоматизированный хаос. В этой шутке правда все, с одной поправкой – профессионалы никогда не возьмутся за такую задачу. Перед тем, как искать подрядчиков для автоматизации процессов в своей компании, задайте себе несколько коротких и предельно четких вопросов. Главный из них – «Зачем?», он будет сопровождать вас на всем этапе автоматизации. Какие еще вопросы необходимо поставить самому себе, чтобы не автоматизировать хаос, рассказывают эксперты Invento Labs Дарья Касперова, заместитель директора по проектному управлению, и Евгений Шишков, заместитель директора по продажам.
Самый важный вопрос – «Зачем?»
Проанализируйте:
– Иногда, получив ответ на вопрос «Зачем?», мы решаем проблему клиента без автоматизации. Например, задачи малого бизнеса может полностью покрыть Excel. Если это производственное предприятие, возможно, потребуется точечная автоматизация. Чтобы беспристрастно оценить ситуацию внутри компании, можно пригласить сторонних наблюдателей. Причем проводить оценку нужно на двух уровнях – бизнеса и IT. Оцените, какие инструменты у вас уже есть, что из них хорошо работает, что не очень, где нужна помощь или замена. Всегда дешевле попробовать разобраться самому, сделать первичный базовый обзор лучше своими силами, чем наемными, – советует Евгений Шишков.
Где в ваших процессах узкое горлышко?
Чтобы ответить на этот вопрос, проведите анализ процессов. Представьте их в виде кубиков, из которых сложен ваш бизнес. Подумайте, как эти кубики между собой взаимодействуют? Часто уже на этом несложном этапе становится понятно, что отношения, например, между складом и закупками строятся хаотично. Это и есть узкое место, которое требует повышенной ответственности и внимания. Не стоит сразу хвататься за все блоки, двигайтесь поступательно и осмысленно, чтобы один за другим препарировать все бизнес-процессы, найти узкие места и точки прибыли.
– Чем больше бизнес, тем сложнее провести такой анализ. В крупной компании им будет заниматься команда, которая развернет целое исследование. Если компания небольшая, решение проблемы может найтись уже на этом этапе: вы можете выставить новые KPI, нанять или уволить сотрудников, – комментирует Дарья Касперова.
Что конкретно необходимо автоматизировать?
Когда заказчик разобрался с бизнес-процессами и проанализировал их узкие места, он легко поймет, в каких точках можно сэкономить или дополнительно заработать. Необходимость автоматизации определить просто: если в результате снизится количество задействованных в процессе сотрудников, повысится качество и время отклика на запросы – вы на верном пути. Вложенные деньги и усилия должны быть релевантными полученному результату. Если после автоматизации процесса трудозатраты увеличатся, это точно невыгодная история.
– Автоматизация должна повысить скорость выполнения операций, снизить трудозатраты и количество задействованных сотрудников в операции. Она поможет увеличить качество, прозрачность и контролируемость процессов, а также получить упущенную выгоду, если есть нецелевое использование времени сотрудников. Например, в компании еженедельно сотрудники одного отдела сводили информацию из разных источников в один отчет и тратили на это восемь часов. То есть 20% рабочего времени они расходовали на ручное сведение данных в один отчет, а компания за это ежемесячно платила. Такой процесс можно автоматизировать и ускорить в разы, а сотрудник в это время будет заниматься своими прямыми обязанностями, которые приносят реальную прибыль компании, – говорит Евгений Шишков.
Куда хотите прийти и какие ваши ожидания?
Найти ответ на этот вопрос поможет GAP-анализ, или анализ разрывов. Его суть заключается в том, что вы сравниваете два состояния – текущее и желаемое. Сперва анализируете то, как сейчас построены процессы в компании. Затем описываете желаемое – это стык фантазии и здравого смысла. Подумайте, как можно оптимизировать процессы. После того, как описаны стартовое и конечное состояния, составляется дорожная карта – она пошагово описывает путь к желаемым целям. Проводя GAP-анализ, вы должны помнить о том, что не надо стремиться автоматизировать все подряд. Иногда можно оптимизировать один процесс, и уже это приведет к поставленной цели.
– Когда вы поймете, куда хотите прийти и чего ждете от автоматизации, приглашайте экспертов. Если остались вопросы, они помогут разобраться в сути проблемы, и сами будут стараться максимально глубоко понять ваши ожидания. Коммуникации с разработчиками не должны быть нацелены на желание подрядчика автоматизировать все. Эксперты всегда за конкретизацию идеи и придание формы замыслу, поэтому будьте готовы в очередной раз ответить на вопрос «Зачем?». Вполне возможно, что вы выявите новые проблемы, а ожидания будут переформулированы, – рассказывает Дарья Касперова.
Чек-лист
Перед тем, как провести автоматизацию, найдите ответы на эти вопросы:
Важный совет: первичную подготовку всегда дешевле провести своими силами. Обязательно найдите время ответить на вопросы и провести анализ, это поможет максимально эффективно провести автоматизацию в компании.